nanaNJ

Setelah beberapa hari ini membaca menimbang beberapa artikel tentang knowledge management baik di internet, dengerin dosen, ngobrol ama temen kosan, temen kampus, atau siapa aja yang sedang ada di telepon, dengerin curhatan gw, semuanya.

Banyak perusahaan yang sudah mulai dengan Knowledge management, saya sebagai salah satu staff IT di suatu perusahaan yang cukup besar, merasa bahwa Knowledge disini kurang ada nya pengorganisasian yang baik. Banyak pertanyaan di diri saya, sampai kapan kondisi seperti ini? Apa memungkinkan implementasi KM dengan kondisi kantor dan SDM yang ada sekarang?

Kodisi di kantor, banyak sesuatu yang sangat tergantung dengan orang tertentu, karena hanya dia lah yang mengerti hal tersebut, sering terjadi orang yang di butuhkan sedang berhalangan, situasi genting, wow. Amazing, orang yang bersangkutan di hubungin pun tidak ada, yang lain tidak tau, padahal problem yang di alami sedang sangat genting?

Mungkin kah ada nya implementasi KM?

Dengan kondisi saat ini kesadaran tentang penting nya knowledge yang banyak melekat pada orang baru dirasakan sekitar 25 persen, Karena di perusahaan saya sedang terdapat hal kompleks yang harus di kerjakan lebih dahulu. Akan tetapi, dari beberapa hal yang saya liat dalam waktu singkat ini , benar2 di butuhkan KM, untuk menghindari adanya kehilangan knowledge tersebut.

Cara yang saya terapkan bersama teman-teman saat ini sebelum adanya KM yang baik , adalah dengan membuat dokumentasi manual, atau di ketik, di save yang kemudian akan di share via email.

Sekitar 6 tahun lagi akan sadar adanya knowledge -> menurut saya.

Knowledge management di dalam suatu perusahaan saat ini di rasa sangat penting. Kenapa baru sekarang? Kita sebelum nya lebih mengenal yang namanya technology management di rasa lebih penting dari segalanya. Kenapa sekarang knowledge management yang lebih penting? Knowledge management di sini merupakan hal yang luas, yang juga akan mencangkup technology management.

Maka di dalam konteks itulah, kini semakin membuat terdesak akan sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi atau perusahaan untuk membangun apa yang di namakan knowledge management. Suatu perusahaan sekarang ini dengan keadaan persaingan bisnis yang semakin ketat, dimana setiap perusahaan tidak hanya mempunyai produk yang sama. Akan tetapi, membutuhkan suatu inovasi. Inovasi di sini di ambil dari beberapa pengetahuan, pengalaman-pengalaman dari history yang pernah ada di perusahaan yang kemudian membutuhkan pengembangan dengan inovasi yang membuat bisnis semakin baik.

Knowledge management sendiri lahir karena adanya daya saing dan inovasi yang sedang dihadapi organisasi atau perusahaan yang sudah berlalu. Segalanya dalam perusahaan terjadinya perubahan dparadigma bisnis yang telah menempatkan pengetahuan sebagai isu sentral kinerja organisasi. Saat ini, daya saing yang baik di dalam kehidupan bisnis apabila mempunyai inovasi yang baik terus menerus. Dimana kemampuan inovasi di tentukan oleh seberapa besar organisasi itu memiliki cadangan pengetahuan, kemampuan belajar, dan seberapa active melakukan inovasi baru.

Pentingnya knowledge management, bagaimana perusahaan memiliki knowledge yang baik, memeliki pengetahuan yang khas (organization-specific knowledge) yang menjadi suatu kompetisi yang kemudian akan membangun suatu brand image dari perusahaan tersebut. Karena hal tersebut untuk mencapai hal yang maksimal dalam persaingan bisnis yang ada dengan menggunakan knowledge management yang terus menerus , mensintesa yang akan menciptakan pengetahuan baru untuk bisnis yang akan di gunakan untuk support bisnis yang ada di perusahaan.

Hal lain yang tidak kalah penting dalam pengembangan knowledge management , yang akan di rasakan betapa penting hal tersebut, contoh pengunduran diri seorang karyawan yang memegang sebagian besar proses di dalam perusahaan dan membutuhkan knowledge . hal ini sebagai contoh sebarapa penting nya knowledge management di dalam suatu perusahaan.

Nana NJ
Njayanti@indovision.tv
02199004458
08176745558

Jelas dengan adanya kebutuhan di perusahaan, teknologi untuk mensupport berjalannya KM sangat di butuhkan, hingga saat ini berkembangan teknologi yang di gunakan dlam KM berkembang. Tekonlogi awal yang di gunakan KM berupa yellow pages korporat online (berisi data-data yang di tulis oleh para pakar) dan system managemen dokumen. Dikombinasikan dengn perkembangan awal teknologi kolaboratif seperti pada lotus notes, teknologi KM mulai berkemang pada pertengan tahun 90 an. Perkembangan pada teknologi semantic untuk pencarian dan pengambilan data informasi kembali, diikuti dengan pemgembangan alat-alat bantu spesifik untuk KM.

Fung teknologi KM

1.    Storage & retrieval
Setalah kita mendistribusikan pengetahuan yang ada di perorangan , dilakukan lah pencatatan, disini lah  KM mulai di terapkan, teknologi yang ada untuk dilakukan penyimpanan yang telah di simpan dengan pengelompokan tertentu, sehingga apabila di butuhkan lebih mudah dalam pencarian.
2.    Communication
Teknologi komunikasi yang ada sekarang ini sudah maju dan canggih, KM mengadopsi komunikasi yang ada untuk di terapkan dalam pendistribusian knowledge hingga hubungan masing-masing perorang.
Dengan adanya teknologi KM di dalam suatu perusahaan, di harapkan management pengetahuan yang ada dapat terlaksana dengan baik, karena dengan adanya teknologi ini akan sangat membantu proses-proses yang ada di pengimplementasian KM.
Selain teknologi yang di gunakaan KM , ada factor –factor lain yang mempengaruhi implementasi KM di perusahaan tersebut berhasil tidak nya, antara lain :

Dari beberapa factor di atas, harus berjalan sama rata dan Saling berkesinambungan sehingga implementasi KM dapat berjalan dengan baik.

Saat ini sudah banyak perusahaan besar yang menerapkan Knowledge management, karena sudah di rasa banyak kegunaannya. Inti dari knowledge management yang saya tangkap dari beberapa sumber yang saya baca adalah bagaimana knowledge yang pernah ada , digunakan, atau yang ada di luar perusahaan, baik ada di perorangan , di tulis atau banyak hal dan hal tersebut di simpan, di index (di buat seperti peta), sehingga lebih terorganisir , mudah di akses, aman. Sehingga knowledge nya ada di perusahaan tidak akan pernah hilang dan mudah dalam mengakses.

Teknologi informasi sekarang ini bisa kita lihat berkembang pesat, perusahaan kecil berlomba-lomba ikut mengembangkan teknologi yang di gunakan, untuk memenuhi kebutuhan dan mendukung persaingan. Semakin berkembang juga membuat teknologi ini semakin kompleks dan canggih. Department IT di suatu perusahaan saat ini menjadi Diva. Banyak orang yang mencari, membutuhkkan bantuan. Orang-orang yang bekerja di department IT setidaknya mempunyai dasar tentang IT atau mempunyai skill tertentu.

Teknologi yang ada di perusahaan , selain di gunakan juga memerlukan maintaining. Teknologi informasi yang di gunakan di maintaining oleh department IT. Dalam hal maintaining teknologi membutuhkan skill tertentu, tidak semua orang yang berada di department IT bisa melakukan semua perkerjaan yang berhubungan dengan teknologi informasi yang di gunakan oleh perusahaan. Hampir semua perusahaan yang saya pernah bekerja, terdapat beberapa orang yang spesifik atau secara khusus menangani suatu jenis tertentu. Hanya orang tersebut yang mengerti dengan jelas, sedangkan yang ada di perusahaan merupakan suatu system yang terintegrasi, dan saling berhubungan. Beberapa kendala yang mungkin terjadi di perusahaan itu apabila orang yang spesifik untuk menangani suatu jenis hal tersebut keluar, dan hal itu merupakan hal proses vital yang ada di perusahaan, kendala yang banyak terjadi di department IT untuk orang baru, mereka harus belajar dari awal, sedangkan media belajar adalah dengan berjalan nya waktu.
People merupakan factor paling penting di perusahaan, banyak orang yang ada di perusahaan memegang peranan penting dan membutuhkan skiil tersentu. Apa yang ada di kepala orang tersebut merupakan hal yang penting. Agar kendala yang ada saat orang tersebut terdapat halangan, yaitu dengan adanya Knowledge management. orang-orang melakukan pencatatan yang baik terhadap pengetahuan baik dari dalam maupun luar yang berhubungan dengan suatu fungsi tertentu di perusahaan tersebut.

Dengan adanya knowledge management pada perusahaan mempunyai media untuk menyimpan segala nya. Dengan KM tersebut diharapkan mendapat kemudahan dalam distribusi knowledge untuk karyawan baru maupun karywan lama. Department IT yang sangat berpengaruh di perusahaan dan membutuhkan skills tersnetu. Sangat membutuhkan KM untuk proses operasional.

Knowledge management system atau yang sering kita denger dengan KMS merupakan suatu system yang di bangun guna untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga knowledge yang ada di perusahaan tersebut dapat di manfaatkan dengan baik dalam jangka waktu tertentu. KMS mengelola seluruh elemen yang ada di dalam system yang ada di perusahaan tersebut, elemen-elemen tersebut diantaranya dapat berupa dokumen, basisdata, kebijakan, prosedur yang di gunakan dalam versi lengkap, informasi yang berisi tentang pengalaman karyawan, keahlihan yang di butuhkan dalam satu range pekerjaan, dan kecakapan SDM dalam hal individu maupun kolektif, elemen-elemen yang ada tersebut yang ada di dalam organisasi dengan bantuan teknologi informasi.

Deployed KMS memiliki 6 siklis yang merupakan fitur utama, diantara nya :

Siklis deployed KMS
a. Menciptakan Knowledge
Kapan knowledge di ciptakan? Knowledge akan di ciptakan ketika sesorang menentukan cara untuk melakukan sesuatu. Dalam suatu perusahaan dalam menciptakan knowledge dapat juga berasal dari orang internal di dalam perusahaan tersebut, tapi juga terdapat knowledge yang di dapat dari luar (eksternal), dari perusahaan lain.
b. Menangkap Knowledge
Segala hal tersebut di ciptakan dan bagiamana mengkap knowledge tersebut yang akan digunakan untuk waktu yang tepat dan situasi yang tepat.
c. Menyaring Knowledge
Knowledge baru harus di tempatkan dalam konteks yang benar agar dapat di pakai untuk menentukan action, wawasan/pemahaman/pengetahuan yang dalam manusia di tangkap bersamaan dengan fakta explicit.
d. Menyimpan Knowledge
Dengan adanya KMS, sehingga knowledge dapat disimpan dengan baik dan di akses dengan mudah oleh orang lain, sehingga knowledge yang berguna dengan adanya system ini dapat di simpan dengan baik , teratur dan aman.
e. Mengelola Knowledge
Segala hal perlu adanya pengelolaan, ada identifikasi, ada pengembangan, sehingga dapat di gunakan untuk hal yang lebih baik. Di review dengan baik.
f. Menyebarluasakan Knowledge
Dengan adanya knowledge management system ini di harapkan bahwa semuanya di dalam suatu perusahaan dapat memanfaatkan dengan baik (dapat mengakses dengan mudah)

Dengan adanya KMS ini di harapkan distribusi informasi dapat berjalan dengan baik.

Knowledge / pengetahuan , merupakan hal yang terpenting di dalam kemajuan perusahaan. Karena knowledge ini merupakan asset kunci untuk pengembangan perusahaan.

Kenapa merupakan asset kunci ???

Knowledge asset kunci di dalam perusahaan, dengan ada knowledge perusahaan mempunyai keunggulan yang kompetitif yang kemudian akan kontinu dapat di kembangkan sehingga perusahaan dapat mengeluakan inovasi-inofvasi baru. Implementasi KM di suatu perusahaan akan mengakibatkan keunggulan kompetitif terhadap beberapa bidang , antara lain bidang operasional dan pelayanan, pengembangan kompetisi antar personil karyawan, pemeliharaan ketersediaan pengetahuan, inovasi strategy, pengembangan produk dan masih banyak hal lain.
Sementara dalam implementasi KM  terdapat factor-faktor penting seperti: manusia, leadership, teknologi,  organisasi dan learning organisasi. Dari sana diperoleh manfaat yang paling disukai oleh perusahaan (organisasi profit) yakni meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan,  meningkatkan ketrampilan karyawan dan meningkatkan mutu produk dan layanan.
Bagaimana Implementasi KM ???
Dalam management implementasi KM di dalam perusahaan, factor-factor penting yang harus di perhatikan antara lain, manusia, proses, dan teknologi. Dari hal – hal ini yang akan mendukung untuk keuntungan perusahaan semaksimal mungkin yaitu dengan meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan, meningkatkan ketrampilan karyawan dan meningkatkan mutu produk dan layanan.

Untuk mendapatkan hasill yang semaksimal mungkin di dalam implementasi KM, di harapkan KM bisa di jadikan budaya di dalam perusahaan, proses budaya di perusahaan ini dilakukan dengan serius, bertahap, konsisten , dan penuh totalitas pada semua elemen perusahaan.

KM di perusahaan

Fitur- fitur knowledge

Apa manfaat implementasi KM ???

Benefit KM

Benefit implementasi KM di perusahaan dapat di lihat dari beberapa segi anatar lain :
1.    People
Dengan adanya implemensi KM yang ada masing- masing karwayan dapat mempelajari beberapa hal dengan sendiri dengan membaca dokumentasi yang ada.
2.    Proceass
a.    Efektifitas
Lebih efektif dengan cara membantu organisasi untuk lebih memilih dan menjalankan proses yang paling layak.
b.    Efisiensi
Proses lebih efisien dengan cara meningkatkan produtifitas dan menghemat biaya.
c.    Inovasi
Meningkatkan kultur berbagi dan diskusi interaktif untuk mencari ide kreatif dan fsilitas eksploitasi ide yang lebih efektif.
3.    Product
meningkatkan nilai tambah produk
4.    Performance
Kinerja perusahaan knowledge management dipandang sebaga fasilitator untuk menghasilkan pengetahuan yang digunakan untuk memproduksi produk inovatif yang dapat mendatangkan keuntungan besar bagi perusahaan.

Dengan adanya persaingan bisnis yang semakin ketat, Indonesia pun saat ini mempunyai persaingan bisnis yang cukup besar , sehingga banyak membutuhkan inovasi untuk menghadapi nya. Dengan adanya KM di perusahaan yang memiliki tujuan antara lain untuk memingkatkan efisiensi di dalam operasinoal perusahaan, memberikan kemudalahan dalam pembelajaran di dalam perusahaan tersebut, dengan adanya intensitas inovasi yang tinggi serta kecepatan respon terhadap pasar.

Karena dirasa penting, banyak perusahaan yang telah mengimplemetasikan KM sendiri. Di Indonesia tidak semua perusahaan mengimplementasikan KM, dan hanya pada perusahaan yang cukup besar. Tidak semua perusahaan besar mengimplementasikan KM, seperti di perusahaan dimana tempat bekerja saya, disini sangat di rasakan bahwa knowledge hanya di miliki oleh orang-orang tertentu, trouble yang terjadi hanya dapat diselesaikan oleh orang tertentu, dimana karyawan lain nya? Bukan karena tidak mau menyelesaikan akan tetapi tidak bisa menyelesaikan karena knowledge tentang hal yang bersangkutan kurang. Dari uraian singkat itu, knowledge management seharusnya di implementasikan di sini.

Kenapa tidak di implementasikan, padahal sudah mengetahui bahwa KM di butuhkan. Menurut pengalaman saya di perusahaan saya, karena suatu pekerjaan dengan load yang tinggi menyebabkan hal tersebut di biarkan , karena sampai saat ini kehilangan knowledge masih dapat di selesaikan dengan banyak hal lain, implementasi KM bukan merupakan hal yang mudah, karena banyak yang berhubungan dengan orang dan tentungan tidak menggunakan biaya yang kecil. Kapan implementasi??

Knowledge management akan di jadikan pusat dari knowledge di dalam perusahaan yang menggunakan dukungan teknologi dalam penerapan knowledge. Knowledge yang ada di perusahaan bisa bersifat baru ataupun sudah pernah ada akan tetapi di perbarui. Knowledge baru harus di representasikan dalam suatu cara tepat.

Bagaimana cara mengcapture knowledge?
Hal penting bagaimana cara mentransfer pengetahuan dari orang tersebut (tacit dan explicit) sebelum dia tidak ada (hilang, kabur) dan pengethuan tersebut di lupakan begitu saja, bagaimana memanfaatkan KM ini dengan baik untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Knowledge management = management of people, orang mempunyai tingkat kerumitan yang tinggi, dan knowledge yang paling besar adalah dari people. Bagaimana cara knowledge yang ada di orang tersebut tidak pergi, tiba-tiba di lupakan dll. Knowledge yang ada di orang tersebut harus di simpan di suatu tempat.  Cara untuk agar orang tersebut mau membuat mendokumentasikan knowledge tersebut dalam hal yang mudah di simpan dan aman, cara nya memberikan perngertian tentang kegunaan, memberikan peraturan yang jelas, competisi knowledge. Cara untuk transfer knowledge yang di lakuakan antara lain melakukan diskusi , dialog, dll. Segala nya yang berhubungan dengan knowledge di perusahaan tersebut akan di simpan , di dokumentasikan yang kemudian akan di simpan.