Knowledge management system atau yang sering kita denger dengan KMS merupakan suatu system yang di bangun guna untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga knowledge yang ada di perusahaan tersebut dapat di manfaatkan dengan baik dalam jangka waktu tertentu. KMS mengelola seluruh elemen yang ada di dalam system yang ada di perusahaan tersebut, elemen-elemen tersebut diantaranya dapat berupa dokumen, basisdata, kebijakan, prosedur yang di gunakan dalam versi lengkap, informasi yang berisi tentang pengalaman karyawan, keahlihan yang di butuhkan dalam satu range pekerjaan, dan kecakapan SDM dalam hal individu maupun kolektif, elemen-elemen yang ada tersebut yang ada di dalam organisasi dengan bantuan teknologi informasi.

Deployed KMS memiliki 6 siklis yang merupakan fitur utama, diantara nya :

Siklis deployed KMS
a. Menciptakan Knowledge
Kapan knowledge di ciptakan? Knowledge akan di ciptakan ketika sesorang menentukan cara untuk melakukan sesuatu. Dalam suatu perusahaan dalam menciptakan knowledge dapat juga berasal dari orang internal di dalam perusahaan tersebut, tapi juga terdapat knowledge yang di dapat dari luar (eksternal), dari perusahaan lain.
b. Menangkap Knowledge
Segala hal tersebut di ciptakan dan bagiamana mengkap knowledge tersebut yang akan digunakan untuk waktu yang tepat dan situasi yang tepat.
c. Menyaring Knowledge
Knowledge baru harus di tempatkan dalam konteks yang benar agar dapat di pakai untuk menentukan action, wawasan/pemahaman/pengetahuan yang dalam manusia di tangkap bersamaan dengan fakta explicit.
d. Menyimpan Knowledge
Dengan adanya KMS, sehingga knowledge dapat disimpan dengan baik dan di akses dengan mudah oleh orang lain, sehingga knowledge yang berguna dengan adanya system ini dapat di simpan dengan baik , teratur dan aman.
e. Mengelola Knowledge
Segala hal perlu adanya pengelolaan, ada identifikasi, ada pengembangan, sehingga dapat di gunakan untuk hal yang lebih baik. Di review dengan baik.
f. Menyebarluasakan Knowledge
Dengan adanya knowledge management system ini di harapkan bahwa semuanya di dalam suatu perusahaan dapat memanfaatkan dengan baik (dapat mengakses dengan mudah)

Dengan adanya KMS ini di harapkan distribusi informasi dapat berjalan dengan baik.